Potilastietorekisterin rekisteriseloste
Laadittu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679, GDPR) artiklojen 12–14 sekä tietosuojalain (1050/2018) mukaisesti.
Laatimispäivä: 22.12.2025
Päivitetty: 2.7.2026
1. Rekisterinpitäjä
Suomen Kuntoklinikka Oy Y-tunnus: 2029754-2
Toimipiste: Kuokkalan Kuntoklinikka
Sähköposti: info@kuntoklinikka.fi
2. Rekisteriä koskevissa asioissa vastaava yhteyshenkilö
Olli Jarva
Sähköposti: olli.jarva@kuntoklinikka.fi
3. Rekisterin nimi
Suomen Kuntoklinikka Oy:n Kuokkalan Kuntoklinikan asiakas- ja potilastietorekisteri.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Henkilötietoja käsitellään Kuokkalan Kuntoklinikan hieronta- ja fysioterapia-asiakkaiden hoidon suunnittelua, toteutusta, seurantaa ja dokumentointia sekä lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä varten.
Käsittelyn oikeusperusteet ovat:
- Lakisääteinen velvoite (GDPR 6 art. 1 c) ja terveydenhuollon palvelujen tuottaminen (GDPR 9 art. 2 h). Terveydentilaa koskevia tietoja käsittelee terveydenhuollon ammattihenkilö tai hänen vastuullaan toimiva henkilö salassapitovelvollisuuden alaisena.
- Keskeinen sovellettava lainsäädäntö: laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992), sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009), laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä sekä tietosuojalaki (1050/2018).
Rekisterin tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin eikä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin kerätään asiakkaan hoidon kannalta tarpeelliset tiedot, kuten:
- perustiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
- hoitoon liittyvät tiedot: jokaisen palvelukerran jälkeen kirjattava hoitokertomus, joka sisältää vain hoidon kannalta oleellista tietoa (mm. anamneesi, hoidon aikana tehdyt havainnot ja hoitotoimenpiteet)
Terveydentilaa koskevat tiedot ovat tietosuoja-asetuksen tarkoittamia erityisiä henkilötietoryhmiä, joita käsitellään erityistä huolellisuutta noudattaen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tiedot saadaan ensisijaisesti asiakkaalta itseltään hoitoa varattaessa ja hoidon yhteydessä. Lisäksi hoitokertomukseen kirjataan hoitotyöntekijän hoidon aikana tekemät havainnot, hoitotoimenpiteet ja anamneesitiedot.
7. Tietojen luovutukset ja siirrot EU:n/ETA:n ulkopuolelle
Asiakas- ja potilastiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja luovutetaan sivullisille vain asiakkaan nimenomaisella suostumuksella tai lakiin perustuvan velvoitteen tai oikeuden nojalla.
Rekisterin teknisen ylläpidon toteuttaa Nordhealth Finland Oy potilastietojärjestelmällä (Diarium), joka toimii rekisterinpitäjän lukuun henkilötietojen käsittelijänä. Käsittelystä on sovittu tietosuoja-asetuksen 28 artiklan mukaisella käsittelysopimuksella.
Tietoja ei siirretä EU:n eikä Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle.
8. Henkilötietojen säilytysaika
Potilas- ja asiakastietoja säilytetään potilasasiakirjojen säilyttämistä koskevan lainsäädännön (potilasasiakirja-asetus 298/2009) mukaisesti. Pääsääntöisesti potilasasiakirjoja säilytetään 12 vuotta potilaan kuolemasta tai, jos siitä ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä. Säilytysajan päätyttyä tiedot hävitetään tietoturvallisesti.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin tiedot on tallennettu sähköisesti Nordhealth Finland Oy:n toimittamaan järjestelmään. Paperisia potilasasiakirjoja ei säilytetä. Rekisterin käyttö edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Tietoihin pääsevät ja niitä ovat oikeutettuja käyttämään vain Kuokkalan Kuntoklinikan hoitotyötä tekevät henkilöt siinä laajuudessa kuin heidän työtehtävänsä edellyttävät. Henkilöstö on perehdytetty tietosuojaan ja sitä koskee salassapitovelvollisuus.
10. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet:
- oikeus saada pääsy omiin tietoihinsa (tarkastusoikeus) ja saada niistä jäljennös
- oikeus tietojen oikaisemiseen ja täydentämiseen
- oikeus tietojen poistamiseen ja käsittelyn rajoittamiseen siltä osin kuin laki sen sallii (huomioiden potilasasiakirjojen lakisääteinen säilytysvelvollisuus)
- oikeus vastustaa käsittelyä henkilökohtaiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella
Oikeuksia koskevat pyynnöt tehdään kirjallisesti ja osoitetaan kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkistetaan.
11. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle Tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi), jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä.
12. Muutokset tähän selosteeseen
Selostetta päivitetään tarvittaessa lainsäädännön ja toiminnan muutosten mukaisesti. Ajantasainen versio on nähtävillä verkkosivustolla sekä toimipisteellä.